So wenig KI wie möglich, so viel wie nötig: wann eine feste Regel besser ist als ein Sprachmodell.

Ein Schulungsraum. Ein Musterunternehmen, das es nicht gibt, und eine Aufgabe, die jeder Betrieb kennt: Aus einer Gesprächsnotiz soll ein Angebot werden. Als Vorlage dient ein einfaches Word-Dokument.

Die Teilnehmer bauen einen Assistenten und geben ihm Vorlage und Notiz. Heraus kommt ein Angebot. Beim nächsten Durchlauf auch – nur sieht es etwas anders aus. Der Assistent hält sich nicht ganz an die Vorlage. Jedes Mal geht ein leicht anders formatiertes Angebot hinaus.

Den Fall nutze ich in meinen Schulungen als erste Annäherung an die Frage, wie man Angebote überhaupt erstellen könnte.

Vorab ein Geständnis: Ich habe ihn danach selbst weitergebaut. Zuerst genau so, als Assistent. Jedes Mal steckte eine etwas andere Logik im Ergebnis. Dann habe ich umgebaut, mit festen Schritten. Seitdem kommt jedes Mal dasselbe heraus.

Daraus kommt meine Dosislogik.

So wenig KI wie möglich, so viel wie nötig.

Nur brauchen „wenig“ und „viel“ einen Maßstab.

Vier Stufen und eine Linie

Mein Maßstab ist das Automatisierungsspektrum. Gelernt habe ich es am AI Transformation Institute, an dem ich heute selbst unterrichte. Das Bild dazu ist von mir.

Das Automatisierungsspektrum

Weg steht vorher fest (Stufen 1 und 2)

1. 1AssistentMensch entscheidet, KI liefert zu
2. 2Workflowdeterministisch – der Ablauf steht vorher fest

Wegwahl beim Modell (Stufen 3 und 4)

Hier beginnt agentische KI.

3. 3AgentModell wählt den Weg, Mensch gibt frei
4. 4Autonomer AgentModell handelt, ohne Freigabepunkt

Der Assistent ist ein Chatbot mit einem Systemprompt, also einer hinterlegten Arbeitsanweisung. Sie sagen, was Sie haben möchten, er antwortet. Der Workflow läuft durch. Seine Schritte stehen fest, die KI arbeitet an einzelnen Stellen. Er kann auch nach der Uhr starten.

Der Agent schlägt selbst vor, welchen Weg er gehen will. Freigeben muss ihn noch ein Mensch. Der autonome Agent arbeitet auf ein Ziel hin und wählt den Weg allein. Einen Punkt, an dem jemand freigibt, hat er nicht. Dafür braucht er Leitplanken, im Englischen Guardrails: Regeln, was er darf.

Wichtiger als die vier Stufen ist die Linie zwischen der zweiten und der dritten. Links von ihr steht der Weg vorher fest. Rechts wählt ihn das Modell. Dort beginnt, was man agentische KI nennt.

Wer die Linie überquert, tauscht Vorhersagbarkeit gegen Flexibilität. Dass der Tausch real ist, sagt auch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). In seinen Antworten für eine Anhörung des Digitalausschusses im Bundestag hat es 2023 die Risiken generativer KI aufgelistet. Die fehlende Reproduzierbarkeit der Ausgaben steht darauf. Dieselbe Eingabe, nicht zwingend dasselbe Ergebnis. Genau das hatten wir im Schulungsraum vor uns.

Welche Stufe die richtige ist, sagt das Spektrum aber noch nicht.

Das Problem bestimmt die Stufe

Man muss nicht bei Stufe 1 anfangen. Ich schaue zuerst, was für ein Problem gelöst werden soll und was am Ende zielführend ist.

Braucht der Ablauf ein exaktes Ergebnis, jedes Mal dasselbe, dann schreit er nach festen Anteilen. Dafür habe ich eine einfache Probe.

Was sich als Bedingung aufschreiben lässt, gehört in eine Bedingung.

Die Gegenseite gehört dazu. Geht es um Sparring, um einen ersten Entwurf, um eine Antwort, die unscharf sein darf, dann genügt ein Assistent. Der Assistent im Schulungsraum war nicht schlecht. Er war das falsche Werkzeug für ein Angebot.

In der Regel starte ich prototypisch weiter links. So kläre ich erst einmal, ob das Problem getroffen ist. Mehr dazu steht im Artikel „Verliebt ins Problem, nicht in die Lösung: warum ich zuerst frage, ob es das richtige Problem ist.“ Danach arbeite ich mich nach rechts. Eine harte Regel ist das nicht.

Wovon ich abrate: mit dem Agenten anzufangen. Oder gleich mit mehreren.

Was das heißt, zeigt das Angebot.

Ein Angebot, sechs Schritte, möglichst wenig KI

Ein Angebot braucht ein exaktes Ergebnis. Dieselbe Vorlage, dieselben Preise, dieselbe Rechnung.

Mein Grundsatz für den Umbau: Alles, was unscharf ist und vom Menschen kommt, wird einmal in eine feste Form gebracht. Danach läuft es deterministisch weiter. Deterministisch heißt: gleiche Eingabe, gleiches Ergebnis.

Die KI arbeitet in Schritt 2. Sie liest die Notiz und füllt ein festes Schema: Kunde, Ansprechpartner, Artikel und Menge, Sonderwünsche, Fristen. Die Artikel wählt sie aus einer festen Liste, die aus der Preistabelle stammt. Was nicht in der Notiz steht, bleibt leer.

Danach prüft der Ablauf, ob es den Artikel gibt und ob die Menge größer als null ist. Der Vertrieb sieht die Felder neben der Notiz und bestätigt oder korrigiert. Wie eine solche Freigabe mehr wird als ein Abnicken, steht im Artikel „Human in the Loop ist kein Sicherheitsnetz, sondern ein Arbeitsprinzip.“

Die KI nennt und rechnet nie einen Preis. Preise, Rabattstaffeln, Summen und Mehrwertsteuer kommen aus der Tabelle. Eine Rabattstaffel ist eine Regel, die als Regel geschrieben werden will. Die Werte hier sind nur ein Beispiel:

wenn menge >= 100: rabatt = 10 %
sonst wenn menge >= 50: rabatt = 5 %
sonst: rabatt = 0 %

Drei Zeilen. Sie liefern morgen dasselbe wie heute.

Ein gedachter Fall zeigt, warum das zählt. Rechnet die KI den Preis, steht irgendwann eine andere Summe im Angebot. Nach § 145 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist grundsätzlich gebunden, wer einem anderen einen Vertragsschluss anträgt. Die falsche Summe ist dann kein Schönheitsfehler.

Für die Einleitung nehme ich Textbausteine. Soll es individueller sein, formuliert die KI höchstens einen klar abgegrenzten Absatz, und der ist vor der Freigabe sichtbar. Deshalb sage ich „möglichst wenig“ und nicht „genau ein Schritt“.

Für sehr kleine Betriebe geht es noch schlichter. Die KI füllt nur ein Eingabeblatt in der Tabellenkalkulation. Den Rest erledigen Formeln und ein Drucklayout.

Und der Agent? Für das Angebot halte ich ihn für zu viel. Der Weg steht fest, es gibt nichts zu wählen. Man zahlt für Flexibilität und bekommt nichts dafür. Schickt ein autonomer Agent das Angebot gleich selbst hinaus, fehlt auch noch die Freigabe. Man könnte ihn in Schleifen prüfen lassen, bis das Ergebnis der Vorlage entspricht. Der Aufwand dafür ist hoch. Ein einfacher Workflow bedient den Fall besser.

Trotzdem ist rechts nicht verboten.

Nach rechts nur, wer es braucht

Agenten liegen bei den meisten auf dem Tisch. Der Digitalverband Bitkom hat im Sommer 2026 603 Unternehmen befragt. Von denen, die KI nutzen, planen oder diskutieren, setzen 11 Prozent Agenten ein, 29 Prozent planen es, 31 Prozent diskutieren es. Ob sie dafür die linken Stufen überspringen, sagt die Zahl nicht.

Es gibt Fälle, in denen ein Agent die richtige Antwort ist. Ich nutze selbst welche.

Für eine tiefe Recherche formuliere ich Aufgabe und Ziel, dazu Regeln und Leitplanken. Der Agent arbeitet dann in Schleifen, bis ein vorgegebenes Prüfkriterium erfüllt ist. Beim Programmieren ist es ähnlich. Dort heißt es Vibe Coding: Die Software entsteht aus beschriebenen Anforderungen, nicht mehr aus selbst getipptem Code. Um das Modell steht ein Gerüst aus Abläufen, das prüft und testet. Was es mit diesem Gerüst auf sich hat und warum die Anforderungen weiter vom Spezialisten kommen, steht im Artikel „Plausibel ist nicht gekonnt: warum KI den Spezialisten stärker macht, statt ihn zu ersetzen.“

Das konkreteste Beispiel haben Sie vor sich. Diese Website ist vollständig agentenbasiert gebaut und geprüft, bis hin zur Barrierefreiheit.

Warum gehe ich hier in die Autonomie und beim Angebot nicht? Weil ich das Ergebnis sehr gut bewerten kann. Ich schreibe nicht mehr selbst. Aber ich weiß, wie das Ergebnis aussehen muss.

Ein weiteres Feld sind Telefonagenten, gerade im Support. Laut Bitkom arbeitet KI am häufigsten im Kundenkontakt, etwa bei der Bearbeitung von Anfragen: bei 72 Prozent der Anwender.

Der Schritt nach rechts hat Voraussetzungen. Die Abläufe und die Daten müssen passen und dokumentiert sein. Die Freigabe durch den Menschen muss gut eingerichtet sein. Und jede Stufe kostet laufend.

Bleibt eine Frage, die auch links der Linie gilt.

Wie viel KI ist richtig?

Noch einmal das Telefon. Eine Supportanfrage, die ein Agent beantwortet, ist das eine. Das andere ist ein gedachtes Beispiel: jemand im Vertrieb, der am Telefon sehr gut verkauft, weil er gut mit Kunden umgehen kann. Ersetzt man ihn durch KI, fehlt die persönliche Note.

Im Angebotsablauf ist das der Schritt vor Schritt 1. Den Kunden anrufen, zuhören, die Notiz schreiben. Technisch ginge auch das. Ich würde es beim Menschen lassen.

Dahinter steht eine Frage, die über den einzelnen Ablauf hinausgeht. Wann verwässert KI meine Ergebnisse? Wann verliere ich das, was mein Unternehmen ausmacht – die Art, wie ich gewisse Abläufe steuere?

Eine allgemeine Antwort habe ich nicht. Sie können es aber für jeden Schritt selbst bewerten. Wo ist KI sinnvoll? Wo ist ein klarer, fester Prozess besser? Den schreiben Sie dann als Regel auf.

Welcher Schritt in Ihrem Ablauf lässt sich als Regel schreiben – und welcher wirklich nicht?

Dass ich dafür erst meinen eigenen Angebotsbau umwerfen musste, gehört zur Wahrheit dazu.